Sapere se il destinatario ha aperto un’email importante permette di organizzare il lavoro ed evitare attese inutili. La versione standard e gratuita di Gmail, purtroppo, non include una funzione nativa di conferma di lettura per le caselle personali. Tuttavia, esistono due strade per ottenere questo risultato: la procedura ufficiale aziendale oppure strumenti integrativi di terze parti.
Soluzione Ufficiale: Google Workspace
Se utilizzi un account aziendale o professionale legato alla suite Google Workspace, la conferma di lettura è una funzione nativa gestibile direttamente dall’amministratore del sistema.
- Attivazione dal Pannello Amministratore: L’amministratore della rete deve accedere alla console di gestione, seguire il percorso
App > Google Workspace > Gmail > Impostazioni utentee modificare le preferenze nella sezione Conferme di lettura dei messaggi email, consentendo l’invio delle conferme agli indirizzi desiderati.
- Invio della richiesta da PC: Quando componi una nuova email dal browser, fai clic sui tre puntini in basso a destra nella finestra di composizione e seleziona Richiedi conferma di lettura, quindi invia il messaggio.
- Funzionamento: Quando il destinatario apre l’email, il sistema invia una notifica automatica di avvenuta lettura. Va considerato che il destinatario potrebbe comunque scegliere di declinare la richiesta di conferma se il suo client di posta lo consente.
Soluzione Alternativa per PC: Estensioni per Browser
Per chi possiede un account Gmail personale gratuito, l’unico modo per tracciare le email da computer consiste nell’installare un’estensione per il browser web, come Mailtrack per Google Chrome.
- Installazione e configurazione: Scarica l’estensione dal Chrome Web Store e collegala al tuo account Google fornendo le autorizzazioni richieste.
- Uso pratico: Una volta attiva, componi e invia l’email normalmente. Nella sezione Posta inviata appariranno due icone a forma di spunta accanto al messaggio:
- Una spunta verde: L’email è stata inviata correttamente ma non ancora letta.
- Due spunte verdi: Il messaggio è stato aperto dal destinatario. Passando il mouse sopra le spunte è possibile verificare anche l’orario preciso di apertura.
Nota sulla riservatezza: Trattandosi di strumenti non ufficiali di terze parti che richiedono l’accesso alla casella di posta, è importante valutare con attenzione l’accordo sulla gestione dei dati personali prima di procedere all’installazione.
Tracciamento da Dispositivi Mobili Android
La richiesta di conferma di lettura nativa di Google Workspace non è impostabile dalle applicazioni mobili standard. Per monitorare l’apertura delle email su uno smartphone o tablet Android, è necessario fare affidamento sull’applicazione dedicata di Mailtrack.
- Scarica e installa l’app ufficiale di Mailtrack dal Google Play Store.
- Effettua l’accesso associando il tuo account Google e concedi i permessi richiesti.
- Invia i messaggi direttamente dall’interfaccia dell’applicazione.
- Controlla la sezione dei messaggi inviati all’interno dell’app per verificare la presenza della doppia spunta verde e i dettagli sui tempi di lettura.